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档案常识(四)——档案工作小贴士

来源:办公室 时间:2017-11-01 浏览次数:2725


收集过程


1.收集的档案资料必须是终稿原件,且附件、印鉴齐全,杜绝复印件、扫描件替代原件现象;


2.严格按照集团档案文件材料归档范围收集资料,保障档案资料的完整性;


3.及时收集,产生一件收集一件(包括电子文件PDF版、照片),并按照制式模板做好记录。


4.剔除重复资料,避免资源浪费。


整理过程


1.目录按照制式模板进行编制,且盒内顺序与目录保持一一对应。


2.盒内顺序严格遵守档案管理要求;


3.严格划分档案保管期限,不同保管期限的档案分开保存;


4.档案装订规范,依照文书、科技等不同类型档案的装订要求正确装订。


利用过程


1.档案借阅必须遵守规定的流程、办理相关借阅审批、归还手续。


2.档案借阅时间严格把控,超出借阅时间必须办理续借手续(如遇节假日、出差,需提前办理归还或续借手续)。


3.归还档案时档案管理员必须严格进行核查,消除缺失、损毁等档案安全隐患。


4.档案外借实行登记备查制度。


员工进行调(离)职时,需到档案部门办理档案核查手续。


管理过程


1.归还档案时档案管理员必须严格进行核查,消除缺失、损毁等档案安全隐患;


2.档案外借实行登记备查制度;


3.员工进行调(离)职时,需到档案部门办理档案核查手续。





 

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